Polityka prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 1 sierpnia 2026

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez użytkowników w związku z korzystaniem z serwisu internetowego xproces.pl (dalej: „Serwis"), w tym w szczególności w związku z korzystaniem z formularza kontaktowego.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Nazwa spółki	XPROCES Sp. z o.o.
NIP / REGON	894-304-74-79 / 022-188-564
KRS	0000469970 (Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy KRS)
Adres do doręczeń elektronicznych (ADE)	AE:PL-69851-84454-JWETA-26
E-mail kontaktowy	kontakt@xproces.pl

(dalej: „Administrator"). W dalszej części Polityki określenia „my", „nas", „nasz" odnoszą się do Administratora.

2. Jakie dane zbieramy

Za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego w Serwisie zbieramy następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• nazwa firmy (jeśli zostanie podana),
• treść wiadomości przekazanej w formularzu.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do tego, aby możliwe było udzielenie odpowiedzi na przesłane zapytanie.

Ponadto, w związku z korzystaniem z Serwisu, mogą być automatycznie zbierane dane dotyczące aktywności użytkownika (np. adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, informacje zbierane za pomocą plików cookies) — patrz pkt 6 poniżej.

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych

Dane osobowe przekazane w formularzu kontaktowym przetwarzane są w celu:

• udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie oraz prowadzenia dalszej korespondencji — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane przed zawarciem umowy, na żądanie osoby, której dane dotyczą) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, jakim jest obsługa zapytań kierowanych do Serwisu),
• ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• analitycznych i statystycznych, związanych z korzystaniem z narzędzi opisanych w pkt 6 — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przekazane w formularzu kontaktowym przechowywane są przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi oraz obsługi ewentualnej dalszej korespondencji, a następnie przez okres 12 miesięcy w celach archiwalnych i dowodowych, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania (np. przepisy podatkowe lub rachunkowe) lub dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi niezbędne do prowadzenia Serwisu, w szczególności:

• dostawcy usług hostingowych — OVHcloud
• dostawcy poczty elektronicznej — Microsoft 365 (Outlook)
• dostawcy narzędzi analitycznych (Google Analytics) — patrz pkt 6
• podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub doradcze — w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług.

Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom przetwarzającym dane na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych, zgodnie z art. 28 RODO, lub podmiotom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa.

Niektóre z wykorzystywanych narzędzi (np. Google Analytics) mogą przekazywać dane poza Europejski Obszar Gospodarczy (np. do USA). W takich przypadkach przekazywanie odbywa się w oparciu o odpowiednie mechanizmy zgodności z RODO, np. standardowe klauzule umowne.

6. Cookies i narzędzia analityczne

Serwis wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony oraz analizy ruchu.

W Serwisie wykorzystywane jest narzędzie Google Analytics, dostarczane przez Google LLC, które zbiera anonimowe lub pseudonimizowane dane statystyczne dotyczące korzystania z Serwisu (np. liczba odwiedzin, czas trwania sesji, źródło ruchu). Szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych przez Google dostępne są w polityce prywatności Google.

Rodzaje wykorzystywanych plików cookies:

• niezbędne — konieczne do prawidłowego działania Serwisu,
• analityczne / statystyczne — pozwalające analizować sposób korzystania z Serwisu (Google Analytics).

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym zablokować lub usunąć pliki cookies. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne w Serwisie.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
• prawo do usunięcia danych,
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem — w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie zgody,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w pkt 1.

8. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zabezpieczenie przekazanych danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub ujawnieniem, zgodnie z wymogami RODO.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe przekazane w Serwisie nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na osobę, której dane dotyczą.

10. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa, rozwojem technologii lub zmianą zakresu funkcjonalności Serwisu. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna w Serwisie, wraz z datą jej ostatniej aktualizacji.

11. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz niniejszą Polityką Prywatności można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych wskazanych w pkt 1 niniejszej Polityki.